Crises econômicas são inerentes ao capitalismo. Nesse cenário, é preciso estar pronto para se adaptar à redução de custos e às dificuldades financeiras. É necessário, porém, lembrar que esses momentos difíceis podem servir como preparação para tempos melhores — e para a possibilidade de aprender como ganhar dinheiro na crise.

E é aí que entram os investimentos em Tecnologia da Informação (TI): a automação de processos usando softwares de gestão traz benefícios, como a melhora da produtividade e, consequentemente, da eficiência da companhia como um todo. Isso porque os processos manuais — demorados e burocráticos — ganham agilidade.

Com isso, a organização fica mais dinâmica, as incidências de erro diminuem, as entregas ao cliente melhoram e, claro, os resultados aparecem. E mais: o retorno é garantido! Segundo a Pesquisa Anual do Uso de TI (2017), da Fundação Getulio Vargas (FGV-Eaesp), cada 1% investido em TI retorna um lucro de 7% em dois anos.

Otimização

Quando a crise faz o trabalho dobrar e os recursos ficarem escassos, é preciso fazer mais com menos. Aí, a finalidade da tecnologia se confirma: ela libera a equipe de tarefas que podem ser feitas por um software de gestão — que substitui trabalhos repetitivos e operacionais — e, assim, aumenta a produtividade.

Ou seja, o investimento em TI elimina barreiras e burocracias. De quebra, otimiza processos e faz os resultados crescerem de forma consistente ao facilitar a integração entre os setores da empresa. E essas ferramentas ainda funcionam como fonte de dados qualitativos e quantitativos, que ajudam a alcançar melhores resultados.

Isso porque, com essas informações, é possível compreender de forma detalhada e precisa quais áreas funcionam além da sua capacidade e quais precisam ser otimizadas. Por isso, o uso desse tipo de de solução passou a ser prioridade estratégica. Isso é, afinal, uma grande oportunidade de mirar projetos que tragam produtividade a médio e longo prazos.

Redução de custos

Além de melhorar a administração de processos, uma ferramenta de gestão ajuda a reduzir custos em diferentes setores da organização. A conta é fácil: quando a tarefa é automatizada e bem administrada, há menos desperdício, pois é possível ter uma visão completa de demandas, recursos necessários e estoques adequados.

Assim, toda a administração (de processos, compromissos e despesas) fica mais fácil e não é necessário se preocupar com infraestrutura ou custos extras. Com as informações disponíveis de forma ágil, a qualquer hora e de qualquer lugar, a tomada de decisões rápidas e certeiras é facilitada.

Outro custo reduzido nesse processo é o de investimentos em hardware e em sua manutenção, já que, em geral, a ferramenta de gestão fica hospedada na nuvem. Ou seja, o investimento compensa, pois o benefício vai além da redução de custos: existe um ganho em produtividade e competitividade.

Controle total

Além do retorno financeiro em si, a possibilidade de ter controle sobre tudo o que acontece na companhia é bastante vantajosa, pois oferece uma visão dos indicadores de desempenho em tempo real de forma mais cômoda, autônoma e ágil. Isso ajuda as empresas a passarem até por crises econômicas.

Antes de começar, porém, é fundamental ter um objetivo bem definido para não investir em algo que não seja capaz de suprir as necessidades da organização. O segredo é encontrar a solução certa para seu modelo de negócio.

É preciso, ainda, ter em mente que o sistema melhora o negócio quando é bem administrado, mas pode engessá-lo se não for. Por isso, é essencial ter uma equipe capacitada para implantá-lo e geri-lo.

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